privacy protocol bowls club de jack


Toelichting op het Privacy Protocol feb. 2020 van de Renkumse Bowls Club de Jack

 

De Renkumse Bowls Club de Jack vindt het belangrijk dat al haar leden met plezier kunnen sporten en dat de aan de vereniging beschikbaar gestelde persoonsgegevens op de juiste wijze worden gebruikt.

 

Per 1 mei 2018 zijn alle sportverenigingen verplicht zich te houden aan de Algemene Verordening Gegevensregistratie (AVG).

Deze verordening regelt wat er allemaal wel en niet mag met betrekking tot persoonsgegevens ter bescherming van de privacy van de burgers. Naast het gebruik van persoonsgegevens is ook het gebruik van (digitaal) beeldmateriaal aan strikte regels gebonden.

 

De Renkumse Bowls Club de Jack hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website van RBC de Jack en op sociale media zoals bijvoorbeeld facebook, twitter en groeps-Whatsapp van de vereniging.

In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan RBC de Jack zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen. 


Privacy Protocol  Renkumse Bowls Club De Jack 

 

Persoonsgegevens

De volgende vereisten zijn van toepassing op de ledenadministratie van de Renkumse Bowls Club de Jack:

  • Bij inschrijving geeft het lid toestemming voor het verwerken van de gegevens;
  • De ledenadministratie houdt de persoonsgegevens juist en nauwkeurig bij;
  • De persoonsgegevens worden afdoende beveiligd; (wachtwoord ledenbestand)
  • Op verzoek zal RBC de Jack inzage verlenen in de eigen opgeslagen persoonsgegevens;
  • RBC de Jack gebruikt de persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Ledenadministratie

Op verzoek van de meerderheid van de leden tijdens de ALV zendt het bestuur na elke mutatie een kopie van de ledenlijst naar alle leden.

Het bestuur vraagt de leden via het aanmeldingsformulier hier toestemming voor te geven. Indien een nieuw lid geen toestemming geeft,

zal zijn/haar naam niet op de te verzenden lijst komen.

Op de ledenlijst die wordt verspreid onder de leden staan alleen de volgende gegevens; Naam, telefoon nummer, post en E-mail adres.  

Een lid kan zijn/haar toestemming te allen tijde herroepen.

  

Gebruik website/sociale media

  • RBC de Jack beheert de website www.bowlsclubdejack.nl
  • Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die RBC de Jack organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, externe contacten en belangstellenden.
  • Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij RBC de Jack. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen of door de video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
  • Er worden geen postadressen en/of e-mailadressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie bij RBC de Jack , zoals leden van bestuur, commissieleden, begeleiders, trainers en vrijwilligers.
  • Leden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen
  • Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen website, facebook-pagina en andere eigen sociale media.

Maken van foto en video opnames

  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen speelaccommodatie kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden of uitgenodigde pers.
  • Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn:
  1. Trainingen;
  2. Door de vereniging georganiseerde evenementen;
  3. Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt;
  4. wedstrijden en (officiële) toernooien;
  5. overige verenigingsactiviteiten;
  • Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.

Bewaking privacy gebruik van opnamen

  • Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor;
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
  • Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames en foto’s te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
  • In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van de vereniging.
  • De vereniging is niet verantwoordelijk voor foto´s die door leden zijn gemaakt van andere leden en/of personen. 

Sancties

Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan. Afhankelijk van de ernst van het incident zal het bestuur disciplinaire maatregelen treffen of desnoods het incident melden aan de betreffende instanties.

Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd.

 

Tot slot

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur.

Dit Privacy Statement is op februari 2020 vastgesteld door het bestuur van de Renkumse Bowls Club de Jack.